Enseveli(e) sous vos emails ?

Trop d emailsQuelle qu’en soit la raison, tout le monde semble vouloir vous mettre dans la boucle… Si au début vous en tiriez une certaine forme de jouissance, une subreptice sensation de pouvoir, désormais enseveli(e) sous cette masse de courriers électroniques, vous ne savez plus que faire, et appelez à l’aide !

Faisons en effet un rapide calcul : en consacrant en moyenne 3 minutes par e-mail, consulter et traiter- 100 mails représente 5 heures …. Effroyable non ? Et quelle perte de productivité !

2 solutions : jeter vos pc, smartphones, tablettes à la poubelle, changer de vie (qui n’en a pas rêvé) ; ou – moins radical et peut être plus réaliste (quoi que pas si facile)- changer vos comportements, mettre en place de nouvelles règles ?

J ai trouvé l’approche proposée par Stever Robbins très intéressante et souhaitais vous en faire bénéficier.

Cette stratégie consiste à revoir vos comportements tant lorsque vous vous apprêtez à envoyer un email, que lorsque vous gérez votre boîte de réception ; elle a pour objectif la réduction du nombre des e-mails et leur plus grande efficacité. Afin qu’elles produisent l’effet attendu il est nécessaire qu’en tant que manager, après avoir prévenu votre entourage, vous vous astreigniez dans un premier temps à appliquer ces nouvelles règles (convaincre par l’exemple), pour ensuite inciter vos collaborateurs (alors séduits) à faire de même.

Axe de travail 1 : Adaptez votre mode de communication pour réduire la masse des e-mails que vous générez, les rendre plus efficaces.

1- Donnez un « objet » à votre e-mail qui résume votre message et non le décrit
Exemple NON Objet : Discussion échéance / OUI : Object : Recommandation envoi document le 25 avril
2- Dès le début de votre e-mail, précisez le contexte de votre réponse (et évitez ainsi à votre correspondant la lecture de l’historique de tous les échanges précédents)
3- Assurez vous que chaque destinataire de votre e-mail sait ce que vous attendez de lui. Cela vous permettra également de valider la pertinence de la liste de personnes que vous souhaitiez initialement mettre en copie.
Exemple : CEHR : pour approbation LREY : FYI AELL : ton avis m’intéresse
4- Copie cachée ? Pourquoi souhaitez-vous mettre cette personne en copie cachée ? Une fois que vous aurez répondu à cette question, envoyez lui un e-mail séparément, en lui précisant clairement ce que vous attendez d’elle. Voici une communication bien plus efficace.
5- Un seul message ou plusieurs messages ? Si trop de conversations sont ouvertes avec une seule personne, générant une multitude de petits emails : rassemblez tous les points principaux sur une feuille de papier et décrochez votre téléphone. Temps gagné assuré ! A l’opposé, si vous devez aborder différents sujets devant générer des réflexions distinctes : envoyez un email par sujet. La réponse de votre interlocuteur sera plus aisée, et il y aura moins de risques que le point numéro deux soit oublié et non traité
6- Transférez un message avec précaution et de manière appropriée pour le destinataire (contextualisez) et l’émetteur initial (validez si toutes les informations peuvent être transmises sans risques à d’autres destinataires)
7- Demande de réunion ? , Afin de faciliter son traitement par votre interlocuteur, précisez le sujet de la réunion dans l’invitation
8- Identifiez les habitudes, les contraintes de votre interlocuteur. Si votre message est important, prenez (poliment) votre téléphone. Projetez vous dans le contexte de votre interlocuteur, n’exigez pas de lui qu’il ait forcément eu le temps de prendre connaissance de votre message envoyé il y quelques heures … seulement

Axe de travail 2 : Modifiez votre manière de gérer votre boîte de réception, de répondre à vos e-mails.

1- Désactivez la mise à jour automatique de votre boîte mail et définissez un moment précis que vous consacrerez à relever et traiter vos messages électroniques. Bien évidemment n’oubliez pas de prévenir vos interlocuteurs et de leur préciser qu’en cas d’urgence le mail n’est pas la solution pertinente pour vous contacter.
2- Triez vos mails avant d’y répondre, listez sur une feuille de papier les mails auxquels répondre, rangez dans un répertoire ceux à conserver, supprimez les autres.
3- Incitez votre entourage à ne pas vous envoyer d’emails.
4- Faites leur savoir systématiquement et gentiment quand il n’était pas nécessaire de vous mettre en copie (en répondant à leur email : « cc Opportun ? »)
5- Vous êtes surchargé(e), prenez l’habitude de répondre brièvement
6- Sortez de la spirale infernale de l’immédiateté et différez le départ de certaines de vos réponses à l’aide des options proposées par votre messagerie.
7- Et pourquoi pas ….ignorez. Si le sujet est vraiment important, votre interlocuteur finira par se déplacer, prendre son téléphone.

Caroline
Fondatrice de La Zebra Factory
caroline@lazebrafactory.com

 

Photo by Beth Hope on Unsplash

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